Informationen zur Datenverarbeitung
zur Nutzung der Webseite klug-executivesearch.de sowie im Hinblick auf Recruitingverfahren

Stand 10.07.2024

Wir freuen uns über Ihren Besuch auf unserer Seite und informieren Sie hier gerne über die möglichen Datenverarbeitungen auf unserer Webseite.

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die vorgenannten Datenverarbeitungen ist im Sinne des Art. 4 Abs. 7 DSGVO:
Klug Personalmanagement GmbH & Co. KG
Chausseestraße 103
10115 Berlin, Germany
Tel.: +49 (0)30 847 10 86 0
E-Mail: buero@klug-personal.de
(im Folgenden „Klug Personalmanagement“)

vertreten durch die Klug Personalmanagement Verwaltungs GmbH, diese vertreten durch die Geschäftsführerin Nicole Klug

2. Gegenstand des Datenschutzes

Gegenstand des Datenschutzes sind personenbezogene Daten. Diese sind nach Art. 4 Nr. 1 DSGVO alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare Person beziehen. Hierunter fallen z.B. Angaben wie Namen, Postanschrift, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer, ggf. aber auch Nutzungsdaten wie beispielsweise die IP-Adresse oder Inhaltsdaten wie Ihre Lebenslaufdaten.

3. Umfang und Zweck der Datenerhebung und -speicherung

Im Folgenden klären wir über den Umfang der Datenerhebung und -speicherung sowie -nutzung (im Folgenden „Datenverarbeitung“, verwendet im Sinne von Art. 4 Nr. 2 DSGVO) und über den Zweck der jeweiligen Datenverarbeitung im Rahmen der Webseite (Ziffer 4 und 5), der Kunden- und Interessentendatenverarbeitung (Ziffer 6), im Rahmen von Recruitingverfahren (Ziffer 7) sowie bei Diensten Dritter wie bspw. Social-Media-Profilen auf.

4. Datenverarbeitung im Rahmen der Webseitennutzung klug-executivesearch.de

Die Nutzung der Webseite ist im Grundsatz ohne Angaben von personenbezogenen Daten möglich. Eine Ausnahme stellt die IP-Adresse dar. Diese benötigen wir zwingend kurzfristig (bitte lesen Sie dazu Ziffer 4.1).

4.1 IP-Adressen
Ohne Internet-Protokoll-Adressen, kurz „IP-Adressen“, würde – sehr vereinfacht ausgedrückt – das Internet nicht funktionieren. Eine IP-Adresse stellt in Computernetzen eine Adresse dar, damit darüber Webserver und/oder einzelne Endgeräte angesprochen und erreicht werden können. Ohne IP-Adresse können der Webserver und die Endgeräte nicht kommunizieren – und somit nichts anzeigen. Der Webserver, auf dem die Webseite gehostet wird, wird also mit einer Datenanfrage – von Ihnen, Sie wollen die Webseite schließlich nutzen – angepingt. Um die Daten zu liefern, muss der Webserver die IP-Adresse kennen. Folglich muss der Webserver in diesem Moment der Datenabfrage Ihre IP-Adresse verarbeiten.
Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist regelmäßig Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, da wir Ihre IP-Adresse benötigen, um Ihnen überhaupt die Webseite und die darin enthaltenen Informationen übermitteln zu können.
Die IP-Adresse zudem in einem Logfile gespeichert. Die Speicherung erfolgt zur Prüfung von Fehlern und möglichen Angriffen auf unsere IT-Landschaft oder unlautere Logins auf die Server. Die Rechtsgrundlage für diese Speicherung liegt in unserem berechtigten Interesse an einer funktionierenden und sicheren IT-Infrastruktur, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

4.2 Datenverarbeitung Anfragen von Kunden oder Interessenten via Kontaktformular oder E-Mail
Wenn Sie mit uns als Kunde oder als Interessent (Bewerberdaten werden in Ziffer 6 behandelt) über das Webformular oder per E-Mail Kontakt aufnehmen, verarbeiten wir in der Regel die folgenden Daten von Ihnen:
– E-Mail-Adresse
– Vor- und Zuname
– ggf. Telefonnummer
– Ihr Anliegen
– ggf. angehängte Dokumente
Wir verarbeiten diese Daten, um Ihre Anfrage zu beantworten.
Wir nutzen diese Daten ausschließlich, um Ihr Anliegen zu bearbeiten. Diese Datenverarbeitung basiert regelmäßig auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

5. Datenverarbeitung im Rahmen des Empfehlungsprogramms

Sowohl unsere Mitarbeiter als auch alle anderen können von uns ausgeschriebene Stellen weiterempfehlen und erhalten bei einer erfolgreichen Empfehlung gemäß den Kriterien des jeweiligen Empfehlungsprogramms ein Incentive.
Für die Teilnahme am Empfehlungsprogramm und den Erhalt des Incentives ist es notwendig, dass der Empfehlende seine Kontaktdaten sowie den Namen und die Kontaktdaten des Empfohlenen angibt. Es ist zwingend erforderlich, dass der Empfehlende zuvor die Einwilligung des Empfohlenen zur Angabe seiner Daten einholt und uns zusichert, diese Einwilligung eingeholt zu haben. Die Datenverarbeitung zu Zwecken der Durchführung erfolgt somit auf Basis von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Im Fall einer erfolgreichen Vermittlung muss ein Nicht-Mitarbeiter der Klug Personalmanagement als Empfehlender seine Kontoverbindung angeben, um das Incentive erhalten zu können. Diese Datenverarbeitung erfolgt auf Basis von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

6. Datenverarbeitung im Rahmen von Recruitingverfahren

Im Folgenden klären wir Sie über den Umfang der Datenerhebung und -speicherung sowie deren Nutzung und über den Zweck der Datenverarbeitung im Rahmen von Recruitingverfahren auf.

6.1. Verarbeitung von Kandidatendaten zum Zweck der Personalvermittlung
Klug Personalmanagement ist ein Dienstleister für Personalvermittlungen und Arbeitnehmerüberlassungen. Wenn Sie sich wegen einer beruflichen Veränderung an uns wenden, verarbeiten wir die Daten, die Sie uns als Kandidat zusenden.
Dies sind in der Regel die folgenden Datenkategorien:
– Vor- und Zuname
– Postanschrift
– Geburtsdatum
– E-Mail-Adresse(n)
– Telefonnummer(n)
– zugesandte Daten zur beruflichen Qualifikation wie
– Lebenslaufdaten (oft einschl. Foto)
– Zeugnisse
– Nachweise zu Berufs- und Studienabschlüsse sowie sonstige Qualifikationen
– Arbeitszeugnisse
– Referenzen

Die einschlägige Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b, Art. 88 DSGVO i.V.m. § 26 BDSG, da die Kontaktaufnahme mit dem Ziel der Begründung eines Beschäftigtenverhältnisses bei einem unserer Kunden erfolgt.

Ergibt sich keine Passung, übernehmen wir Sie – sofern Sie uns Ihre Einwilligung erteilt haben – in den „Talentpool“ der Klug Personalmanagement, damit wir in Zukunft mit interessanten Karriereperspektiven an Sie herantreten dürfen.

6.2. Verarbeitung von Kandidatendaten zum Zweck des aktiven Rekrutierens für die Direktvermittlung (Sourcingverfahren)
Zur Personalgewinnung betreibt die Klug Personalmanagement auch aktive Rekrutierungen (sog. „Sourcingverfahren“), d.h. wir suchen aktiv in sozialen Netzwerken, in Foren oder an sonst allgemein zugänglichen Orten insbesondere online nach potentiellen Kandidaten.
Im Rahmen dieser Sourcingverfahren verarbeitet die Klug Personalmanagement die offensichtlich öffentlich gemachten Daten wie
– Vor- und Zuname
– Daten zur beruflichen Qualifikation
– E-Mail-Adresse(n)
– Social Media Profile
– ggf. Telefonnummer(n)

Rechtsgrundlage dieser Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) i.V.m. Art. 9 Abs. 2 lit. e) DSGVO. Es besteht ein berechtigtes Interesse daran, personenbezogene Daten von potenziellen Kandidaten einer Personalvermittlung, die die Kandidaten selbst offensichtlich öffentlich gemacht haben, zu Zwecken der Personalgewinnung zu verarbeiten. Ein entgegenstehendes überwiegendes Interesse der Kandidaten, dass diese Daten nicht durch die Klug Personalmanagement zu diesen Zwecken erhoben wurden, ist nicht ersichtlich, da ausschließlich durch die Betroffenen selbst öffentlich gemachte Daten, welche der Sozialsphäre zuzuordnen sind, verarbeitet und zudem nur über den hier in den Löschfristen benannten Zeitraum (15 Monate, vgl. Ziffer 8.3) aufbewahrt werden.

Eine längere Verarbeitung der Daten erfolgt nur dann, wenn hierfür eine Einwilligung der Betroffenen eingeholt wurde.

Von einer Benachrichtigung derjenigen Kandidaten, deren Daten im Rahmen eines aktiven Rekrutierungsverfahrens zu Zwecken der Anlage des Talentpools verarbeitet, aber welche schlussendlich nicht im Hinblick auf die in Rede stehende Stelle angesprochen und deren Daten nach 15 Monaten (siehe Ziffer 8.3.) gelöscht werden, wird aufgrund der Unverhältnismäßigkeit des damit verbundenen Aufwandes abgesehen und gleichsam an dieser Stelle über die vorgenommene Datenverarbeitung informiert (Art. 14 Abs. 5 lit. b DSGVO).

7. Datenweitergabe an Dritte

7.1. Auftragsverarbeiter
Neben uns sind unsere Dienstleister IT-Risch GmbH und zvoove Software Germany GmbH sowie unser Hosting-Anbieter IONOS SE (Montabaur) Empfänger Ihrer Daten. Mit diesen Dienstleistern haben wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, sodass die Dienstleister Daten allein nach unseren Weisungen und unter unserer Kontrolle verarbeiten.

7.2. Kunden/Arbeitgeber
Die Klug Personalmanagement wird personenbezogene Daten nur an Dritte weitergeben, soweit der Bewerber hierzu ausdrücklich eingewilligt hat oder eine rechtliche Verpflichtung hierzu besteht.

Auch die Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an einen konkreten Auftraggeber erfolgt nicht ohne Ihr Einverständnis, um Ihre berechtigten Interessen zu wahren. Eine Weitergabe der persönlichen Daten an Dritte außerhalb des hier geschilderten Rahmens erfolgt nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung.

7.3. sonstige Dritte
Die Übermittlung an auskunftsberechtigte staatliche Institutionen und Behörden erfolgt nur im Rahmen der gesetzlichen Auskunftspflichten oder wenn wir durch eine gerichtliche Entscheidung zur Auskunft verpflichtet werden.

8. Dauer der Verarbeitung, Löschen von Daten

8.1. Löschfristen im Rahmen der Webseitennutzung
Im Falle der Speicherung der Daten in Logfiles werden diese nach spätestens sieben Tagen gelöscht. Eine darüberhinausgehende Speicherung ist möglich, dann jedoch werden die IP-Adressen der Nutzer so verfremdet, sodass eine Zuordnung des aufrufenden Clients nicht mehr möglich ist. Alle Cookies und sonstigen Informationen im Local Storage des Browsers werden gelöscht, sobald Sie den Browser schließen.

8.2. Löschfristen bei Kunden- und Interessentendaten nach Ziffer 4.3.
Kundendaten werden gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen aus § 257 Abs. 4 HGB, § 147 Abs. 3 AO bis zu 10 Jahre aufbewahrt und anschließend gelöscht. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die jeweiligen Daten erhoben wurden.

Interessentendaten werden vier Jahren nach einem letzten Kontaktpunkt gelöscht, soweit keine handelsrechtlichen Aufbewahrungsfristen gemäß § 257 HGB eingehalten werden müssen. In dem Fall werden die Daten in der Verwendung gemäß Art. 18 DSGVO auf die Erfüllung der Aufbewahrungspflicht beschränkt und nach Ablauf der o.g. Fristen gelöscht. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die jeweiligen Daten erhoben wurden.

8.3. Löschfristen im Rahmen von Recruitingverfahren nach Ziffer 6
Nach Abschluss eines Bewerbungsverfahrens werden die Bewerberdaten derjenigen, die zur Besetzung der vermittelten Stelle abgelehnt wurden, nach Ablauf von 15 Monaten nach Eingang der Bewerbung gelöscht.
Kandidatendaten aus Sourcingverfahren werden, soweit keine Einwilligung der Betroffenen zu einer weiteren Verarbeitung eingeholt wird, 15 Monate nach Beginn des Sourcingprozesses gelöscht.
Daten von Bewerbern, die unseren Kunden vorgestellt wurden, werden zum Nachweis unserer Dienstleistung für mindestens 12 Monate nach Vorstellung gespeichert und anschließend gelöscht.
Haben Sie Ihre Einwilligung zur Aufnahme in den Talentpool von Klug erklärt, speichern wir Ihre Daten für drei Jahre ab Erteilung Ihrer Einwilligung. Gegebenenfalls kommen wir vor Ablauf dieser drei Jahre erneut auf Sie zu und bitten Sie erneut um eine Einwilligung. Erteilen Sie diese nicht, werden die Daten nach Ablauf der drei Jahre gelöscht. Unabhängig von der Erteilung der Einwilligung stehen Ihnen selbst verständlich die Rechte nach Ziffer 10 zu.

9. Betroffenenrechte (u.a. Auskunfts-, Widerrufs-, Widerspruchs- und Löschungsrechte)

Als Betroffener haben Sie die folgenden Rechte gegenüber der Klug Personalmanagement als der Verantwortlichen:
Sie haben das Recht, Auskunft bezüglich der von Ihnen bei uns verarbeiteten Daten zu verlangen.
Sie können jederzeit der Verarbeitung Ihrer Daten widersprechen, soweit die Voraussetzungen des Art. 21 DSGVO vorliegen, und eine etwaige daneben erteilte Einwilligung zur Verarbeitung der Daten jederzeit widerrufen. Wenn die Einwilligungen zur Datenverarbeitung widerrufen bzw. der Verwendung der Daten widersprochen wird, berührt dies die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung bis zum Zeitpunkt des Widerrufs bzw. des Widerspruchs nicht.

Weiter können Sie jederzeit die von uns verarbeiteten Daten berichtigen, beschränken oder löschen lassen. Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass es gesetzliche Verpflichtungen – wie Aufbewahrungspflichten – geben kann, Daten weiter zu speichern. In diesem Fall können die Daten nur beschränkt werden. Dies meint, dass die Daten ausschließlich zu dem Zweck des Nachkommens der gesetzlichen Pflichten verarbeitet und sonst nicht genutzt werden.

Darüber hinaus steht Ihnen daneben auch das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO sowie das Recht zur Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde im Sinne von Art. 77 DSGVO zu, beispielsweise bei der für uns zuständigen Aufsichtsbehörde:

Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Friedrichstr. 219
10969 Berlin

Wenden Sie sich bei Fragen zum Datenschutz jederzeit unter buero@klug-personal.de an uns.